現状の課題：3つの現場の悲鳴
事務所
FAXの山、電話の嵐
- ・多数の取引先からの注文が紙で殺到
- ・手入力が間に合わない
- ・転記ミス・二重入力のリスク
- ・インボイス対応による工数増
倉庫
伝票待ちで作業停滞
- ・事務からの伝票待ちで待機
- ・紙の束を持って棚を探し回る
- ・ピッキングミスが発生
配送
積み込みミス・誤配送
- ・目視チェックの限界
- ・積み込み順序の混乱
- ・クレーム対応に追われる
- ・現金回収時の紛失リスク
Y社 + AI-FAX 導入後の姿
入口：AI-FAX
24時間365日 自動データ化
- ・FAXが届いた瞬間にAIが処理
- ・人の手を介さず自動変換
- ・夜間・休日も止まらない
中央：Y社クラウド
受注→出荷データ即変換
- ・倉庫システムへ自動送信
- ・メーカーへの補充発注も自動化
- ・データ連携の「ハブ」として機能
現場改革
正確なピッキング・出荷
- ・タブレット/リストで正確に指示
- ・バーコード検品で誤出荷防止
- ・積込順序の標準化
システム全体像：入口から出口まで
多数の取引先
飲食店・酒販店
FAX注文
入口
AI-FAX
自動データ化
中央
Y社 EDIクラウド
変換・振分ハブ
積込リスト
メーカー各社
配送イメージ
積込リスト → 1人1台のトラックで配送 → 飲食店・酒屋・レストラン
毎朝の積込作業をシステム化し、積込順序の標準化／誤配送防止
FAX受注の自動データ化
多数の取引先からのFAX注文を手作業で入力 → 限界を解消
AI-FAXの役割
- ●FAX受信と同時にAIが自動認識
- ●生成AIで高精度デジタル化
- ●24時間365日稼働（深夜早朝も対応）
導入効果
- ✓教育コスト・切替負担を最小化
- ✓取引先への変更依頼不要
FAX番号を変えるだけで導入可能
- ✓段階的な導入が可能
一部取引先から試験運用OK
通常のOCRとの違い
AI-FAXは「文字の形」ではなく「意味」を理解し、BPOで運用品質を担保します。 市場特有の略称や滲んだFAXでも、AI＋オペレーターのWチェックで正確に読み取ります。
「文字」ではなく「意味」を理解する読取能力
従来のOCR
「文字の形」を読み取るため、クセ字や汚れに弱い
AI-FAX（生成AI搭載）
前後の文脈や商品マスタから「意味」を推測して読み取り。 人間が判断するのと近い感覚で、手書き文字でも高精度でデータ化。
「BPO」による品質担保（例外処理の補正）
AIでも判断に迷う例外的な文字は、弊社オペレーターが目視確認・修正を行う「BPOプラン」をご用意。
現場ご担当者様は修正作業不要、最終的な「承認ボタン」を押すだけの簡単操作。
「OCRを入れたが修正作業が大変で使わなくなった」という失敗を防ぐ仕組み
従来のOCR
- ✗ 文字の形を読み取る
- ✗ クセ字・汚れに弱い
- ✗ 修正作業が大変
- ✗ 結局使わなくなる
AI-FAX + BPO
- ✓ 文脈・マスタから意味を推測
- ✓ 手書き文字も高精度認識
- ✓ 例外はオペレーターが修正
- ✓ 承認ボタンを押すだけ
省力化投資補助金の活用
カタログ注文型
最大1,500万円
補助率 1/2
従業員数別 補助上限額
※（）内は賃上げ要件達成時
一般型
最大8,000万円
（特例で最大1億円）補助率 1/2〜2/3
従業員数別 補助上限額
※（）内は大幅賃上げ特例適用時
中小企業診断士による申請サポート対応
ご提案価格（BPO対応プラン）
例外処理はY社にお任せ ｜ 現場負担を最小化 ｜ 省力化投資補助金対応
| プラン | 月額 | 枚数上限 | BPO | 超過 | 推奨利用量 | 年間ライセンス |
|---|---|---|---|---|---|---|
| S（セルフ） | 3万円 | 1,000枚 | − | 25円 | 〜1,000枚 | 36万円 |
| M（セルフ） | 7万円 | 3,000枚 | − | 30円 | 〜3,000枚 | 84万円 |
| M+BPO（推奨） | 13.8万円 | 3,000枚 | ✓ | 50円 | 2,000〜3,000枚 | 165.6万円 |
| L+BPO | 22万円 | 5,000枚 | ✓ | 45円 | 4,000〜5,000枚 | 264万円 |
| XL+BPO | 40万円 | 10,000枚 | ✓ | 40円 | 8,000枚以上 | 480万円 |
Before
FAX入力 3分/枚
誤入力リスク・残業増
After
承認のみ 5秒/枚
Y社が品質を担保
5年間削減効果
約1,800万円（試算）
既存サービス比 約75%削減（試算）
電子帳簿保存法対応
現状の課題
- ・本社に発注伝票の山が山積
- ・専用倉庫を借りて保管中
- ・税務調査時の対応が大変
AI-FAXで解決
- ・受信FAXを自動で電子保存
- ・倉庫の保管コスト削減
- ・検索一発で書類を提示
導入効果
- ・倉庫保管コスト削減
- ・書類探し時間を大幅削減
- ・追加作業なし
電子帳簿保存法の要件と対応状況
| 要件 | 内容 | 対応 |
|---|---|---|
| タイムスタンプ | 受信日時の証明 | ○※ |
| 検索機能 | 日付・金額・取引先検索 | ○※ |
| 改ざん防止 | 訂正・削除履歴の管理 | ○※ |
| 7年間保存 | 御社専用領域で保存 | ○※ |
※要件により追加設定／オプション（タイムスタンプ等）が必要な場合があります
なぜY社なのか
既存の基幹システムを活かしたまま「出入り口だけ」をデジタル化
低コスト
余計な機能なし
即効性
基幹改修不要
中立性
ベンダーフリー
現場負担最小
取引先そのまま
コスト
1/10以下※
スピード
5倍※
※当社試算：基幹大改修（業界EDIネットワーク加入＋改修等）との比較。環境・範囲により変動。
Next Step：ご提案の進め方
全社一括ではなく、限定範囲でPoC（実証実験）から
現状ヒアリング
FAX枚数/工数/例外率の把握
FAXサンプルのご提供
AI認識精度の事前検証用